Cum facturezi vânzările de pe live: factură, bon fiscal, ramburs și e-Factura la persoane fizice

Din 1 ianuarie 2025, orice factură emisă unei persoane fizice se transmite în RO e-Factura, iar din 1 iulie 2025 netransmiterea se amendează. La încasarea prin curier nu ai nevoie de casă de marcat: emiți factura, curierul dă chitanța de ramburs. Programul de facturare (SmartBill, Oblio) trimite XML-ul; contabilul confirmă cazul tău.

Trebuie să emiți factură fiecărei persoane fizice care cumpără de pe live?

Întrebarea apare des pe portalurile de fiscalitate: comenzile se scriu în comentarii, se trimit pe WhatsApp, banii vin prin ramburs, „există o cale mai ușoară de fiscalizare decât factura pe fiecare persoană fizică?”. Așa cum e legea acum: nu există un document mai simplu, dar există emiterea automată.

Când coletul pleacă prin curier cu plata ramburs, tu nu încasezi numerar și nu emiți bon fiscal. Contabilul.manager.ro explică: „încasarea numerarului de la client nu se face de către societate, ci de către firma de curierat”, iar curierul emite chitanța de ramburs. Factura rămâne documentul care justifică vânzarea și însoțește coletul.

Deci o comandă de pe live înseamnă o factură pe numele clientei, cu nume și adresă. CNP-ul este opțional: dacă lipsește, se completează 13 zerouri. OUG 69/2024 exceptează de la transmitere facturile simplificate emise conform art. 319 alin. (12) din Codul fiscal; dacă vânzările tale se încadrează, îți spune contabilul.

Este e-Factura obligatorie pentru persoane fizice în 2026?

Da. OUG 69/2024 a introdus relația B2C în sistemul RO e-Factura: opțional între 1 iulie și 31 decembrie 2024, obligatoriu de la 1 ianuarie 2025. Textul vizează „operatorii economici, persoane impozabile stabilite în România”, „indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA”, pentru livrările cu locul în România către persoane neimpozabile. Un SRL neplătitor de TVA sau un PFA intră la fel ca o firmă mare.

Termenul de transmitere stabilit de OUG 69/2024 este de 5 zile calendaristice de la emitere. Dacă acest termen s-a mai schimbat între timp, contabilul îți confirmă varianta aplicabilă anului curent.

Amenzile se aplică de la 1 iulie 2025, pentru fiecare lună calendaristică în care ai facturi transmise cu întârziere: de la 1.000 la 2.500 lei pentru firmele mici și persoanele fizice, de la 2.500 la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii, de la 5.000 la 10.000 lei pentru cei mari.

Transmiterea în SPV nu te scutește de a da factura clientei: OUG 69/2024 spune că furnizorii „sunt obligați să transmită facturile emise către destinatari”, deci PDF-ul pe WhatsApp sau hârtia din colet rămân.

Ai nevoie de casă de marcat dacă încasezi prin ramburs la curier?

Nu, dacă banii trec prin curier sau prin bancă. OUG 28/1999, art. 2 lit. k, exceptează de la aparatul de marcat „comerțul cu amănuntul prin comis-voiajori, precum și prin corespondență, cu excepția livrărilor de bunuri la domiciliu efectuate de magazine și unitățile de alimentație publică, pe bază de comandă”. Vânzarea de pe live cu livrare prin curier este comerț prin corespondență.

Interpretarea uzuală a contabililor: casa de marcat nu e obligatorie când plata se face prin virament, cu cardul sau prin firma de curierat; firma emite factura care însoțește marfa, iar curierul emite „chitanță ramburs cont colector”. Decontarea cu curierul se face prin ordin de plată și extras de cont.

Excepția are limite. Contabilii subliniază că situația se analizează pe fluxul de încasare: livrare proprie cu încasare la ușă sau ridicare de la sediu cu plată pe loc înseamnă bon fiscal obligatoriu. Dacă o clientă plătește cash la showroom, ai nevoie de casă de marcat; dacă toate coletele pleacă prin curier cu ramburs, nu.

Ce cod CAEN folosești pentru vânzări de haine online?

Clasificarea CAEN s-a schimbat de curând, iar principiul de bază s-a schimbat odată cu ea: nu mai contează canalul prin care vinzi, ci tipul de produs. Codul folosit ani de zile generic pentru „orice magazin online” a devenit un cod pentru intermediere, adică pentru platforme care fac legătura între cumpărători și vânzători fără să dețină marfa, nu pentru cine vinde stoc propriu.

Vânzarea în nume propriu se încadrează acum după produs: hainele, încălțămintea și cosmeticele au fiecare clasa lor. Canalul nu contează, deci un butic care vinde rochii pe TikTok LIVE face comerț cu amănuntul al îmbrăcămintei, la fel ca un magazin cu vitrină.

Dacă firma ta are încă vechiul cod din clasificarea anterioară, discută cu contabilul actualizarea la ONRC. Ghidul dedicat codurilor CAEN pentru vânzări de haine online detaliază clasa exactă pentru fiecare categorie de produs și termenul de actualizare.

Poți vinde online ca PFA?

Da. ANAF trage linia, în răspunsurile sale publice, între ocazional și continuu: „dacă faci mai multe luni dintr-un an bani cu ajutorul acestor platforme, atunci ar trebui să te faci PFA”; o vânzare o dată sau de două ori pe an se declară prin declarația unică, fără PFA. Un live săptămânal cu comenzi este activitate continuă.

Pentru e-Factura, PFA-ul nu are regim special: OUG 69/2024 se aplică persoanelor impozabile stabilite în România, cu sau fără TVA, iar amenda pentru persoane fizice este de la 1.000 la 2.500 lei. Ai nevoie de acces în SPV, deci de certificat digital calificat; Oblio, de exemplu, cere certificatul și înregistrarea în SPV înainte de integrare.

Impozitele, contribuțiile și pragul de TVA se schimbă des; ia cifrele anului curent de la contabil.

Cum trimiți e-Factura din SmartBill sau Oblio?

Nu trimiți XML-uri manual. SmartBill scrie că „facturile emise către persoane fizice începând cu 01.01.2025 vor fi incluse în facturile transmise automat în SPV, fără ca utilizatorul să schimbe nimic în setări”; poți seta ca facturile să plece în ziua emiterii. Bonurile fiscale nu se transmit.

Oblio are integrarea e-Factura „gratuită pe viață”: după emitere apeși „Trimite în SPV” sau lași trimiterea automată după 1 până la 4 zile. Dacă lași câmpul CNP gol, clienta e tratată ca persoană fizică și la trimitere se completează automat 13 zerouri.

Fluxul pentru live: confirmi comenzile, emiți facturile la împachetare, programul le trimite în SPV în termen, PDF-ul ajunge la clientă pe WhatsApp sau în colet.

Cum face LiveShopia

LiveShopia nu emite facturi. Factura o emite ERP-ul tău, SmartBill primul, apoi Oblio, prin conector, la momentul pe care îl alegi; implicit, la împachetare, când scanezi coletul. Factura apare în cronologia comenzii, lângă rezervare, coș și AWB. e-Factura o trimite ERP-ul, din contul tău, cu setările tale. Conectorul real este în lucru.

Întrebări frecvente

Este e-Factura obligatorie pentru persoane fizice în 2026?

Da. Obligația a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2025 prin OUG 69/2024 și rămâne valabilă: orice operator economic stabilit în România transmite în RO e-Factura facturile emise persoanelor fizice pentru livrări în România. Din 1 iulie 2025 se aplică amenzi pentru netransmitere.

Trebuie să emit factură fiecărei persoane fizice care cumpără de pe live?

Când coletul pleacă prin curier cu plata ramburs, nu emiți bon fiscal, deci factura este documentul care justifică vânzarea și însoțește coletul. O comandă înseamnă o factură pe numele clientei, cu nume și adresă; CNP-ul e opțional și se înlocuiește cu 13 zerouri dacă lipsește.

Am nevoie de casă de marcat dacă încasez prin ramburs?

Nu, atâta timp cât banii îi încasează curierul, nu tu. OUG 28/1999 exceptează comerțul prin corespondență de la casa de marcat; curierul emite chitanța de ramburs, iar tu primești banii prin virament. Dacă livrezi tu și încasezi numerar la ușă, ai nevoie de bon fiscal.

Ce cod CAEN pun pentru vânzări de haine online?

Codul CAEN se stabilește după tipul de produs vândut, nu după canalul de vânzare; live-ul nu are un cod separat. Vechiul cod folosit generic pentru orice magazin online nu mai acoperă vânzarea în nume propriu. Ghidul dedicat codurilor CAEN arată exact ce clasă ți se potrivește și cum o actualizezi la ONRC.

Pot vinde online ca PFA?

Da. ANAF consideră activitate continuă situația în care câștigi bani mai multe luni pe an din aceste platforme și recomandă înregistrarea ca PFA. PFA-ul intră sub e-Factura la fel ca SRL-ul: transmite facturile B2C în SPV, iar amenda pentru netransmitere este cea a persoanelor fizice.

SmartBill trimite singur e-Factura la persoane fizice?

Da. SmartBill include automat facturile emise persoanelor fizice de la 1 ianuarie 2025 în cele transmise în SPV și poate fi setat să le trimită în ziua emiterii. Oblio are buton „Trimite în SPV” și trimitere automată după 1 până la 4 zile, cu integrarea e-Factura gratuită.

Dacă vrei să vezi cum apare factura din ERP în cronologia comenzii, pagina funcției de facturare explică pașii.